Jak zaktualizować dane w KRS? Zmiana danych spółki online – S24 i PRS

Wpis zaktualizowany: listopad 2026 r.

Dane spółki w KRS aktualizuje się wyłącznie elektronicznie – przez system S24 albo przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Wniosek trzeba złożyć w ciągu 7 dni od zdarzenia, podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym i opłacić (250 zł w PRS, 200 zł w S24). Papierowych wniosków sąd nie przyjmuje od 1 lipca 2021 r.

Potrzebujesz pomocy? Pomożemy przygotować dokumenty i wniosek – w S24 lub w PRS. Zadzwoń: 12 376 71 64.

Aktualizacja danych w KRS – kiedy jest obowiązkowa?

Każda zmiana danych wpisanych do rejestru przedsiębiorców musi zostać zgłoszona do sądu rejestrowego. Termin to 7 dni od dnia zdarzenia (art. 22 ustawy o KRS) – np. od podjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu czy zmiany adresu w obrębie tej samej miejscowości. Przy zmianie umowy spółki z o.o. obowiązuje dodatkowo zasada, że zmianę trzeba zgłosić w ciągu 6 miesięcy od uchwały – inaczej nie wywoła ona skutków prawnych.

Najczęściej aktualizuje się:

• skład zarządu i sposób reprezentacji – zob. zmiana zarządu a rejestracja zmian w KRS,
• adres i siedzibę spółki – zob. zmiana adresu w KRS – dokumenty,
• wspólników, kapitał zakładowy i inne postanowienia umowy spółki,
• przedmiot działalności (kody PKD),
• nazwę (firmę) spółki, prokurę, dane członków rady nadzorczej.

Pełną listę omawiamy we wpisie jakie zmiany zgłosić w KRS.

Zmiana danych w KRS online – S24 czy PRS?

Od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski do KRS składa się wyłącznie w formie elektronicznej. Dawne formularze papierowe (KRS-Z3, KRS-ZK i inne) nie są już przyjmowane, a korespondencja z sądem – wezwania, zarządzenia i postanowienia o wpisie – trafia na konto w systemie, przez który złożono wniosek. Do wyboru są dwie drogi.

System S24 – dla spółek założonych przez internet

Z S24 może korzystać spółka, która została zarejestrowana w tym systemie (na wzorcu umowy) i której umowy nie zmieniano później u notariusza. Zaletą jest niższa opłata i zwykle szybsze rozpoznanie wniosku. Ograniczenie jest istotne: jeżeli spółka powstała u notariusza albo po rejestracji w S24 umowę zmieniono aktem notarialnym, droga przez S24 jest zamknięta – zmiany zgłasza się w PRS. Tak samo, gdy planowana zmiana wykracza poza to, co przewiduje wzorzec umowy.

Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – droga dla wszystkich

PRS to uniwersalny system Ministerstwa Sprawiedliwości do składania wniosków i pism do KRS. Korzystają z niego spółki założone u notariusza, spółki z S24 po zmianach notarialnych, a także spółki akcyjne, fundacje czy stowarzyszenia. Przez PRS składa się również pisma w toku sprawy, np. odpowiedź na wezwanie sądu, oraz przegląda akta rejestrowe.

Podpis elektroniczny: kwalifikowany, profil zaufany czy podpis osobisty?

Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentowania spółki – zgodnie z ujawnionym w KRS sposobem reprezentacji (np. dwóch członków zarządu łącznie) – albo pełnomocnik. Do podpisu można użyć:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego – płatnego certyfikatu, który działa także dla osób bez numeru PESEL (np. członków zarządu z zagranicy),
• profilu zaufanego – bezpłatnego, ale wymagającego numeru PESEL,
• podpisu osobistego – zapisanego w e-dowodzie, wymaga czytnika lub telefonu z obsługą NFC.

W praktyce problemem bywa to, że podpisać musi kilka osób, a jedna z nich nie ma żadnego z tych narzędzi. Wtedy rozwiązaniem jest pełnomocnictwo – opłata skarbowa od pełnomocnictwa wynosi 17 zł.

Wniosek o zmianę danych w KRS – dokumenty i załączniki

Do wniosku dołącza się dokumenty, które są podstawą zmiany: uchwały wspólników lub rady nadzorczej, oświadczenia członków zarządu (zgoda na powołanie, adres do doręczeń), tekst jednolity umowy, listę wspólników czy umowę zbycia udziałów. Dokumenty sporządzone na papierze i podpisane odręcznie dołącza się jako odwzorowanie cyfrowe (skan) z odpowiednim poświadczeniem. Szczegóły wypełniania e-formularzy opisujemy we wpisie jak wypełnić wniosek o zmianę danych KRS.

Ile kosztuje aktualizacja danych w KRS?

• 250 zł – opłata sądowa za wpis zmiany przy wniosku składanym w PRS,
• 200 zł – opłata za wpis zmiany przy wniosku składanym w S24,
• 17 zł – opłata skarbowa od pełnomocnictwa (jeśli działa pełnomocnik).

Dawna opłata 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym została zniesiona – nie dolicza się jej do wniosku. Więcej o kosztach: niższe opłaty w KRS.

Szybka zmiana danych spółki w KRS – ile to trwa?

Sąd powinien rozpoznać wniosek w ciągu 7 dni od jego wpływu (art. 20a ustawy o KRS), ale jest to termin instrukcyjny. W praktyce czas oczekiwania zależy od sądu i wynosi od kilku dni do kilku tygodni. Najwięcej czasu traci się na błędy: każde wezwanie do uzupełnienia braków albo zwrot wniosku wydłuża sprawę. Szybkość zależy więc przede wszystkim od tego, czy wniosek jest kompletny za pierwszym razem. Więcej: jak długo trwa zmiana danych w KRS.

Ryzyka i najczęstsze błędy przy zmianie danych w KRS

• Wybór złego systemu – wniosek w S24 dla spółki, której umowę zmieniano u notariusza.
• Podpis niezgodny z reprezentacją – np. podpis jednego członka zarządu, gdy wymagana jest reprezentacja łączna.
• Braki w załącznikach – brak zgody członka zarządu, adresu do doręczeń, aktualnej listy wspólników lub tekstu jednolitego.
• Niezgodność wniosku z uchwałą – inne dane we wniosku niż w dokumentach źródłowych.
• Przekroczenie terminów – spóźnione zgłoszenie może skutkować postępowaniem przymuszającym: grzywną do 15 000 zł nakładaną na członków zarządu, która może być ponawiana. Zob. konsekwencje braku aktualizacji danych w KRS.

Jeśli sąd znajdzie braki, wyśle wezwanie do ich uzupełnienia albo zwróci wniosek – co wtedy zrobić, wyjaśniamy we wpisie o wezwaniu do uzupełnienia braków we wniosku S24.

Po wpisie w KRS – o czym jeszcze pamiętać?

Część danych z KRS trafia automatycznie do innych rejestrów (REGON, urząd skarbowy, ZUS). Niektóre informacje trzeba jednak zaktualizować osobno – np. dane uzupełniające w urzędzie skarbowym czy dane beneficjentów rzeczywistych w CRBR. Warto też zmienić dane na stronie internetowej, w umowach i na fakturach.

Pytania i odpowiedzi

Jak dokonać zmiany w KRS przez internet?

Wyłącznie elektronicznie: przez S24 (spółki założone w S24 bez późniejszych zmian umowy u notariusza) albo przez Portal Rejestrów Sądowych. Wniosek trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym i opłacić.

Ile kosztuje zmiana danych w KRS?

Opłata sądowa za wpis zmiany wynosi 250 zł w PRS i 200 zł w S24. Opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym już się nie pobiera. Jeśli działa pełnomocnik, dochodzi 17 zł opłaty skarbowej.

Czy spółka założona u notariusza może zmienić dane w S24?

Nie. Spółka zarejestrowana na podstawie aktu notarialnego – lub spółka z S24, której umowę później zmieniono u notariusza – składa wnioski o zmianę danych przez PRS.

W jakim terminie trzeba zgłosić zmianę danych do KRS?

Co do zasady w ciągu 7 dni od zdarzenia, które wymaga wpisu. Zmianę umowy spółki z o.o. trzeba zgłosić najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od uchwały, bo inaczej nie wywoła ona skutków.

Czy można dostać pomoc w aktualizacji danych spółki w KRS?

Tak. Pomożemy przygotować uchwały, oświadczenia i wniosek w S24 lub w PRS, a także odpowiedzieć na ewentualne wezwanie sądu. Działamy zdalnie dla spółek z całej Polski.