Zmiana nazwy spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS – formalności, koszty, skutki

Wpis zaktualizowany: listopad 2026 r.

Zmiana nazwy (firmy) spółki z o.o. to zmiana umowy spółki: wymaga uchwały wspólników – zwykle w formie aktu notarialnego – i wpisu do KRS. Nowej nazwy można używać dopiero od dnia wpisu w rejestrze. Opłata sądowa wynosi 250 zł w PRS lub 200 zł w S24, a wniosek trzeba złożyć najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od podjęcia uchwały.

Potrzebujesz pomocy? Pomożemy przygotować dokumenty i wniosek – w S24 lub w PRS. Zadzwoń: 12 376 71 64.

Kiedy spółki zmieniają nazwę?

Nazwa spółki (w języku prawniczym: firma) buduje rozpoznawalność wśród klientów i kontrahentów. Najczęstsze powody zmiany to:

• rebranding lub zmiana profilu działalności,
• usunięcie z nazwy nazwiska wspólnika, który wystąpił ze spółki,
• dodanie lub usunięcie elementów nazwy (np. członu wskazującego branżę),
• odcięcie się od marki źle kojarzonej przez klientów,
• spór o podobieństwo nazwy z innym przedsiębiorcą.

Zasady prawa firmowego – co musi zawierać nowa nazwa?

Nazwa spółki z o.o. może być dowolna, ale musi zawierać dodatkowe oznaczenie formy prawnej: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” (dopuszczalne skróty: „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”). Ponadto zgodnie z Kodeksem cywilnym firma:

• musi dostatecznie odróżniać się od firm innych przedsiębiorców działających na tym samym rynku,
• nie może wprowadzać w błąd, np. co do przedmiotu działalności czy miejsca jej prowadzenia.

Sąd rejestrowy w praktyce nie bada szczegółowo, czy nowa nazwa nie narusza praw innych firm – ryzyko sporu spoczywa na spółce. Przed podjęciem uchwały warto więc sprawdzić wyszukiwarkę KRS (zob. jak sprawdzić, czy firma istnieje) oraz bazy znaków towarowych.

Zmiana nazwy spółki z o.o. – co trzeba zrobić?

Uchwała wspólników o zmianie umowy spółki

Ponieważ nazwa jest obowiązkowym elementem umowy spółki, jej zmiana wymaga uchwały zgromadzenia wspólników podjętej większością 2/3 głosów (umowa może przewidywać surowsze wymogi). Uchwała co do zasady wymaga formy aktu notarialnego. Wyjątek dotyczy spółek, których umowa została zawarta w S24 i nie była zmieniana u notariusza – one mogą zmienić nazwę w systemie S24. Szerzej: zmiana umowy spółki z o.o..

Zmiana w KRS

Do sądu rejestrowego składa się elektroniczny wniosek o zmianę wpisu (przez PRS albo S24) wraz z uchwałą i tekstem jednolitym umowy spółki. Od 1 lipca 2021 r. papierowe formularze (w tym dawny KRS-Z3) nie są przyjmowane. We wniosku spółka występuje jeszcze pod dotychczasową nazwą – nowa pojawia się dopiero jako zgłaszana zmiana.

Od kiedy obowiązuje nowa nazwa?

Wpis zmiany umowy spółki ma charakter konstytutywny – zmiana nazwy staje się skuteczna dopiero z chwilą wpisu do KRS. Do tego momentu w umowach, na fakturach i w pismach spółka posługuje się dotychczasową nazwą. Postanowienie o wpisie trafia elektronicznie na konto w PRS lub S24.

Wniosek trzeba złożyć w ciągu 6 miesięcy od podjęcia uchwały – po tym terminie uchwała o zmianie umowy nie wywołuje skutków. Sąd ma ustawowo 7 dni na rozpoznanie wniosku, ale w praktyce bywa to dłużej (zob. jak długo trwa zmiana danych w KRS).

Ile kosztuje zmiana nazwy spółki?

• opłata sądowa za wpis zmiany w KRS: 250 zł w PRS lub 200 zł w S24 (opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nie jest już pobierana),
• taksa notarialna za protokół zgromadzenia wspólników (gdy zmiana nie odbywa się w S24),
• 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, jeśli wniosek składa pełnomocnik,
• koszty pośrednie: nowe pieczątki, szyld, strona internetowa, materiały reklamowe.

Co po wpisie nowej nazwy do KRS?

NIP, REGON i numer KRS pozostają bez zmian. Dane z KRS są przekazywane do urzędu skarbowego, ZUS i GUS, więc nie trzeba tam składać osobnych formularzy aktualizacyjnych. Trzeba natomiast samodzielnie poinformować bank, kontrahentów i dostawców, zaktualizować wzory faktur, umowy, stopki e-mail i stronę internetową (zob. informacje o spółce w pismach i umowach).

Zmiana nazwy działalności – JDG i spółka cywilna

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność zmienia nazwę firmy we wniosku do CEIDG – bezpłatnie, w ciągu 7 dni od zmiany. Nazwa musi nadal zawierać jego imię i nazwisko, a dodatkowe elementy nie mogą wprowadzać w błąd.

Zmiana nazwy spółki cywilnej wymaga zmiany umowy spółki cywilnej i aktualizacji wpisów wszystkich wspólników w CEIDG oraz danych spółki w REGON i urzędzie skarbowym. Więcej: aktualizacja danych spółki cywilnej.

Najczęstsze błędy

• używanie nowej nazwy przed wpisem do KRS,
• nazwa zbyt podobna do nazwy innej firmy z tej samej branży,
• brak oznaczenia formy prawnej lub błędny skrót,
• brak tekstu jednolitego umowy we wniosku,
• przekroczenie 6-miesięcznego terminu na zgłoszenie zmiany.

Pytania i odpowiedzi

Jak wygląda zmiana nazwy spółki z o.o.?

Wspólnicy podejmują uchwałę o zmianie umowy spółki (zwykle u notariusza, a w spółkach z umową z S24 – w systemie S24), a zarząd składa elektroniczny wniosek do KRS z tekstem jednolitym umowy. Nowa nazwa obowiązuje od wpisu.

Czy zmiana nazwy spółki w KRS wymaga zmiany umowy spółki?

Tak. Nazwa (firma) jest obowiązkowym elementem umowy spółki z o.o., więc każda jej zmiana to zmiana umowy.

Ile kosztuje zmiana nazwy spółki w KRS?

Opłata sądowa to 250 zł w PRS lub 200 zł w S24. Do tego dochodzi taksa notarialna (jeśli zmiana nie odbywa się w S24) i ewentualnie 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

Czy po zmianie nazwy spółki zmienia się NIP i REGON?

Nie. Numery NIP, REGON i KRS pozostają takie same, a urzędy otrzymują nowe dane z KRS.

Jak zmienić nazwę spółki cywilnej?

Wspólnicy zmieniają umowę spółki cywilnej, a następnie aktualizują swoje wpisy w CEIDG oraz dane spółki w REGON i urzędzie skarbowym. Spółka cywilna nie jest wpisywana do KRS.